Privacyreglement Dutch Button Works
Inleiding
Definities
Verwerking
Een verwerking of een geheel van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.
Betrokkene
Degene op wie persoonsgegevens betrekking hebben: de persoon die dienstverlening en/of advisering afneemt bij DBW.
Verwerkingsverantwoordelijke
DBW is degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; waarmee zij verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Verwerker
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Derde
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
Ontvanger
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene (de cliënt) door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.
Toezichthoudende autoriteit
In Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
ARTIKEL 1 TOEPASSELIJKHEID
1. Het privacyreglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van door DBW. Het betreft de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
2. DBW heeft een overzicht van de verwerkingen van persoonsgegevens. Periodiek wordt dit overzicht geactualiseerd.
ARTIKEL 2 PERSOONSGEGEVENS DIE VERZAMELD WORDEN
1. Voor de activiteiten van het DBW team verwerken wij de volgende gegevens:
• NAW-gegevens;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Informatie die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in het contactformulier.
2. De gegevens die wij verzamelen worden toegevoegd aan uw overzicht, het bevat gegevens die zijn verkregen door:
• Gegevensverstrekking door uzelf aan DBW medewerkers.
ARTIKEL 3 DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
Uw persoonsgegevens worden door DBW verwerkt voor de volgende doeleinden:
• Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
• Voor het verbeteren van de website en dienstverlening van DBW.
ARTIKEL 4 GRONDSLAGEN VOOR DE VERWERKING
De rechtsgrond voor de door ons uitgevoerde verwerkingen is gelegen in :
• De door u gegeven toestemming;
• De behartiging van gerechtvaardigde belangen van DBW of een derde (o.a. beveiliging website en ICT diensten).
ARTIKEL 5 VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
1. DBW kan alleen met uw schriftelijke toestemming persoonsgegevens aan een derde verstrekken, tenzij de verstrekking van persoonsgegevens van u aan een derde noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.
ARTIKEL 6 DOORGIFTE BUITEN EUROPA
Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de EER.
ARTIKEL 7 REGISTER VAN VERWERKINGEN
Per afzonderlijke verwerking wordt in een register aangegeven o.a.:
• Van welke categorieën van personen de persoonsgegevens worden verwerkt;
• Welke soorten van persoonsgegevens worden verwerkt;
• Wat de rechtsgronden voor verwerking en de verwerkingsdoeleinden zijn.
ARTIKEL 8 TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS
1. Medewerkers hebben uitsluitend toegang tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor zijn of haar taak in het kader van onze dienstverlening.
ARTIKEL 9 BEWAARTERMIJNEN
1. DBW bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
ARTIKEL 10 BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
1. DBW neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Personen die namens DBW toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding.
2. In bijlage 1 zijn de uitgangspunten opgenomen die DBW hanteert t.a.v. informatiebeveiliging.
Artikel 11 UW RECHTEN
1. Inzagerecht
U heeft als betrokkene recht op inzage in en afschrift van uw gegevens, tenzij in deze gegevens informatie over een andere betrokkene staat en deze zich tegen verstrekking van inzage of afschrift verzet.
2. Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Daarnaast heeft u het recht om vernietiging/verwijdering van uw gegevens bij DBW aan te vragen.
Gegevens kunnen niet worden verwijdert in die gevallen dat vernietiging in strijd is met een wettelijk voorschrift of indien door het vernietigen een aanmerkelijk belang van een ander dan de betrokkene wordt geschaad.
3. Recht van bezwaar
U heeft recht bezwaar in te dienen tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan beoordeelt DBW of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan DBW om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zal DBW de verwerking van persoonsgegevens staken.
U kunt uw bezwaar kenbaar maken via onze website.
4. Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt kortgezegd in dat DBW de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt een verzoek hiertoe schriftelijk indienen bij DBW. Dit kan in de volgende situaties:
1. In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
2. Indien DBW de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor de voorbereiding op een rechtszaak; en
3. In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan DBW verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die DBW verwerkt op grond van uw (veronderstelde) toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die DBW al in digitale vorm verwerkt (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Mocht er een koppeling bestaan tussen de systemen van DBW en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kan DBW die doorgifte namens u verzorgen.
5. Geautomatiseerde individuele besluitvorming
DBW maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
ARTIKEL 12 INTREKKEN VAN TOESTEMMING
1. Voor de hiervoor beschreven doeleinden geldt dat DBW uw gegevens verwerkt op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. DBW zal de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Dit verzoek kunt u doen via onze website.
2. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus geldig.
ARTIKEL 13 BEANTWOORDEN VERZOEK UITOEFENING RECHTEN
1. Het uitoefenen van de rechten is kosteloos.
2. U oefent de rechten uit door online ons formulier in te vullen met uw verzoek, of door contact op te nemen.
3. DBW beantwoordt uw vragen/verzoeken in beginsel binnen 30 dagen. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden. Hierover wordt u tijdig geïnformeerd.
4. DBW kan bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit.
5. De hiervoor beschreven rechten zijn geen absolute rechten. DBW beoordeelt ieder verzoek, wanneer DBW aan een bepaald verzoek geen gehoor kan geven, dan maakt DBW dit gemotiveerd aan u kenbaar. U kunt wanneer u het hiermee oneens bent naar de Autoriteit Persoonsgegevens gaan.
ARTIKEL 14 KLACHTEN
1. Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement en/of wet- en regelgeving niet worden nageleefd, kunt u zich wenden tot DBW.
2. Het staat u ook vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens (AVG) en uw privacy daarbij is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
ARTIKEL 15 WIJZIGINGEN
1. DBW heeft het recht om wijzigingen in dit Privacyreglement aan te brengen. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van DBW.
2. DBW kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit Privacyreglement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
CONTACTGEGEVENS DBW
Als u vragen heeft over dit Privacyreglement of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
Via mail: info@dutchbuttonworks.com.
BIJLAGE 1 BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
DBW is voor de verwerking van persoonsgegevens verwerkingsverantwoordelijke. Hierdoor is zij gehouden aan bepaalde eisen rondom beveiliging, deze zijn ook onder andere wet- en regelgeving verplicht. DBW hanteert bij de uitvoering en toepassing van haar informatiebeveiliging de volgende eisen.
1. DBW voert een actief beleid rondom beveiligingsbewustzijn alle betrokkenen.
2. Er zijn maatregelen getroffen voor de fysieke beveiliging van mensen en middelen, waaronder vertrouwelijke informatie en apparatuur waarop deze informatie is opgeslagen.
3. Er zijn maatregelen getroffen voor de beveiliging en het beheer van de operationele informatie- en communicatievoorzieningen. Maatregelen tegen allerlei vormen van kwaadaardige programmatuur (computer virussen, spam, spyware, etc.) vormen hiervan een belangrijk onderdeel.
4. Laptops en harde (externe) schijven zijn voorzien van wachtwoorden en gegevens van deelnemers worden gepseudonimiseerd opgeslagen. Daarnaast wordt gebruikt gemaakt van een beveiligde cloud-omgeving voor opslag van alle data.