CHOIR

Vraag:

Zorgvraag voorspelbaar?

“Is de zorgvraag in een ziekenhuis zo te voorspellen dat de capaciteit voor de komende 4 weken concreet bepaald kan worden? De eerste stappen zijn gezet, maar wie heeft hier meer ervaring mee?”

Tekst van een oproep ontleend aan een Discussie op de LinkedIn Groep Zorg Bestuurders & Managers Platform (Dutch Health Network). Peter Hulshof heb ik daarvoor weten te interesseren.

Peter Hulshof (11 december 2010):

Ik werk bij het onderzoekscentrum CHOIR aan de Universiteit Twente en als adviseur bij het Reinier de Graaf in Delft. Bij CHOIR doen we onderzoek naar planning en logistiek bij zorginstellingen, bijvoorbeeld hoe kan de OK zo gepland worden dat er een stabiele bezetting is op de afdelingen? Op de website (http://www.utwente.nl/choir/) staan voorbeelden van de vele projecten die door de onderzoekers of door studenten worden gedaan.

Als ik je vraag goed begrijp ben je benieuwd naar hoeveel capaciteit je moet inzetten in elke periode (bijvoorbeeld elke week) van een bepaalde planningsperiode (jij geeft 4 weken aan) om aan de zorgbehoefte van patiënten te voldoen. Momenteel doe ik onderzoek naar het bepalen van capaciteitsbehoefte op een dergelijke ‘middellange’ termijn. De termijn is lang genoeg om flexibiliteit te hebben d.m.v. overuren of andere vormen van extra capaciteit (bijvoorbeeld het annuleren van poliklinieksessie om een OK-sessie te doen of het inhuren van een invalkracht), maar niet zo lang dat je een extra arts, verpleegkundige of laborant(e) aanneemt. Een andere invulling van die flexibiliteit is de flexibele schil of Dynamische Personeelsplanning en –Allocatie (DPA), waarnaar de vorige twee reacties refereren.

Ik denk dat Arjen Boersma een interessant voorstel doet voor het inschatten van de zorgvraag (dus de vraag van de patiëntenkant) en het zorgaanbod (dus de in te zetten capaciteit). In mijn onderzoek wil ik ook graag een antwoord geven op het aantal patiënten van elk type en elke fase van het zorgproces dat in een bepaalde periode gezien moet worden.

Aanpak

Daarom heb ik de volgende conceptuele benadering.

+. Probeer (bijv. met de klinische staf of met data analyse DBC/verrichtingencodes) patiëntengroepen te definiëren die gedurende hun complete zorgproces min of meer dezelfde capaciteitsbehoefte hebben. Breng het gemiddelde logistieke traject van het complete zorgproces voor die groepen in kaart. Focus hierbij op de capaciteiten die voor jouw project nuttig zijn.

+. Voorspel nieuwe vraag (dus vraag van ‘buiten’) en bestaande vraag (patiënten die al in het zorgproces zitten) te analyseren vanuit ZIS of registratie van openstaande DBC’s.

+. Stel doelen in voor hoe snel patiënten een afspraak kunnen hebben (toegangstijd doelen)

+. Combineer de logistieke trajecten, de voorspelde vraag en de gestelde toegangstijddoelen. Dus als het traject is POLI – OK – POLI en je doelen zijn om elke stap binnen 4 weken te laten plaatsvinden, dan weet je op basis van je vraagvoorspelling, wanneer elke stap ingepland moet worden. Nu kan je voor elke groep in elke periode zien wat de verwachte/gemiddelde zorgvraag zal zijn, voor elke stap in het zorgproces.

+. Stel de capaciteit in op die zorgvraag om zo goed mogelijk je doelen te bereiken.

Het voorspellen van de vraag blijft onzeker (het gaat immers over de toekomst). Toch is het (wellicht grove) voorspellen van de vraag belangrijk om een inschatting te kunnen maken voor de benodigde capaciteit in de toekomst. Zulke vraagvoorspellingen kunnen gebaseerd zijn op het verleden (bijvoorbeeld vorig jaar + groei) en/of op verwachtingen over de toekomst (bijvoorbeeld bevolkingsonderzoeken). Scenario planning, simulaties en bepaalde wiskundige modellen zijn een aantal nuttige tools om de invloed van de onzekerheid over de vraagvoorspelling in kaart te brengen.

Het ZGT Almelo/Hengelo is al een tijd bezig met een dergelijke benadering van het bepalen van capaciteitsbehoefte op de middellange termijn. Het is dus interessant om daar eens te kijken. http://www.medicalfacts.nl/2009/10/13/wachtlijst-zgt-stuk-korter-door-tactisch-plannen/

Wiskundig Model

Ik werk aan een wiskundig model dat een soortgelijk stappenplan als bovenstaand volgt om het aantal patiënten van elke groep en elke fase van het logistieke traject te bepalen dat in een bepaalde periode gezien moet worden. Wanneer er meer interesse is over dat model hoor ik dat graag.